Alugar tablet ou comprar? Comparativo de custos para PJ

Quer alugar tablet para um projeto ou investir na compra para o time inteiro? A resposta muda conforme prazo, escala, risco e o tanto que sua operação depende desses dispositivos.

Comprar parece simples, mas envolve depreciação, manutenção, troca por quebra, estoque parado e tempo de TI. Alugar reduz o desembolso inicial e traz SLA e MDM, mas tem mensalidade e precisa caber no orçamento.

Neste guia, vamos comparar alugar tablet x comprar usando TCO (custo total de propriedade), mostrar cenários reais (eventos, força de campo, treinamento), montar um modelo de cálculo rápido, listar riscos operacionais (perda, dano, LGPD), dar sinais práticos de quando alugar ou comprar e fechar com um passo a passo para solicitar propostas (RFP) sem dor de cabeça.

Por que “alugar tablet” entrou no radar das empresas

O tablet virou ferramenta de operação: cadastro em evento, checklist de campo, aprovação de pedidos, treinamento, assinatura digital, PDV móvel.

Quando a demanda é sazonal, espalhada pelo Brasil ou precisa escalar/descrescer rápido, alugar tablet resolve três dores ao mesmo tempo: prazo, caixa e suporte.

Além disso:

• Equipamento desatualiza rápido; ciclos de 12–24 meses são comuns.
• TI e facilities gastam tempo com compra, reposição e garantia.
• Times em campo precisam de backup imediato, e contrato de locação costuma prever troca rápida.

Resumo da jogada: para uso curto ou escopo variável, alugar tablet evita capital imobilizado e traz pacote de serviços; para uso contínuo, previsível e de longa duração, a compra pode vencer no custo unitário — desde que você internalize suporte e perdas.

Como comparar custos: use TCO (Custo Total de Propriedade)

Comparar só o “preço da etiqueta” não basta. O TCO soma tudo que pesa no bolso e no tempo da equipe. É a régua justa para decidir entre alugar tablet e comprar.

CapEx vs OpEx na prática

Comprar é CapEx: imobiliza capital, entra no ativo e deprecia. Alugar é OpEx: vira despesa recorrente alinhada ao uso.

Do ponto de vista de fluxo de caixa, OpEx dilui o gasto e protege o caixa em picos de demanda. Do ponto de vista contábil e fiscal, o melhor cenário depende do regime tributário da empresa — converse com seu contador.

Em termos operacionais:

• CapEx exige planejar estoque, garantia e substituições.
• OpEx (locação) transfere parte desses riscos para o fornecedor, com SLA e reposição.

Itens do TCO para tablets

Ao rodar a conta, some (e compare) estes itens:

• Aquisição: preço do tablet, capa, película, carregador extra, caneta (se necessário).
• Tempo de vida útil: por quanto tempo o aparelho fica “bom para uso” (12, 24, 36 meses?).
• Manutenção/garantia: troca por defeito, dano acidental, perda/roubo.
• Obsolescência: queda de desempenho, apps que exigem versões novas, bateria.
• Suporte/MDM: configuração, bloqueio, localização, limpeza remota, inventário.
• Logística: envio/retirada, reposição, estoque de backup, distribuição nacional.
• Custo de oportunidade do capital: dinheiro parado no estoque.
• Tempo da equipe: horas de TI/operacional para comprar, receber, configurar e repor.

Cenários típicos de uso: onde a conta muda

Nem toda operação é igual. O “melhor” caminho depende do seu mapa.

Eventos e ativações

Em feiras, roadshows e ativações de marca, a demanda concentra em poucos dias. Alugar tablet brilha porque:

• Você recebe os tablets já configurados, padronizados e prontos para uso.
• Há SLA de troca caso algo falhe durante o evento.
• Depois, não sobra estoque parado na prateleira.

Dica: peça kits com cases reforçadas, carregadores extras e base de mesa.

Força de campo e logística

Equipes que coletam dados, rodam rotas e registram fotos precisam de disponibilidade 100%:

• Alugar tablets ajuda com troca rápida em caso de quebra e MDM para bloquear/perder.
• Compra pode ser vantajosa se o time é fixo e o uso é o ano todo — mas preveja estoque de backup e tempo de TI.

Dica: avalie modem 4G/5G, chip corporativo e capa robusta (militar/antichoque).

Treinamento e educação corporativa

Turmas pontuais, turmas recorrentes, EAD híbrido:

• Se o calendário tem “janelas” de treinamento, alugar tablet por turma sai mais limpo.
• Para academias internas com turmas contínuas, a compra pode equilibrar.

Dica: negocie imagens (“golden image”) e apps pré-instalados por perfil de turma.

Modelo de cálculo: planilha rápida para decidir

Monte uma planilha com linhas para comprar e alugar tablet, e colunas com período, quantidade e todos os itens de TCO. Abaixo, dois exemplos fictícios (valores ilustrativos, ajuste aos seus).

Exemplo 1 — Projeto de 3 meses (implantação + pesquisa em campo)

Premissas (por unidade):

• Compra: R$ 1.800 (tablet) + R$ 180 (acessórios) = R$ 1.980Vida útil planejada: 24 meses
• Manutenção & perdas (3 meses): R$ 90
• Suporte/MDM (3 meses): R$ 60
• Logística (envio/retorno, 3 meses): R$ 40
• Custo de oportunidade do capital (3 meses): R$ 30 

TCO compra, 3 meses ≈ R$ 1.980 × (3/24) + 90 + 60 + 40 + 30
= R$ 247,50 + 90 + 60 + 40 + 30 = R$ 467,50 por unidade

Locação (por unidade):

• Mensalidade: R$ 180/mês (tablet com capa + MDM + suporte + troca)
• Logística: R$ 40 (envio/retorno)

TCO locação, 3 meses = 3 × 180 + 40 = R$ 580 por unidade

Leitura: comprar “para 3 meses” parece mais barato por unidade no papel; porém, ao fim do projeto você fica com o ativo (que pode não ter uso), assume risco de revenda, estoque parado e suporte.

Na prática, muitas empresas preferem alugar tablet em janela curta para evitar gestão do pós-projeto e preservar caixa.

Exemplo 2 — Operação contínua de 24 meses (time fixo)

Premissas (por unidade):

• Compra: R$ 1.800 (tablet) + R$ 200 (acessórios) = R$ 2.000
• Manutenção & perdas (24 meses): R$ 400
• Suporte/MDM interno (24 meses): R$ 360
• Logística/backup interno: R$ 120
• Custo de oportunidade do capital (24 meses): R$ 200 

TCO compra, 24 meses = 2.000 + 400 + 360 + 120 + 200 = R$ 3.080

Locação (por unidade):

• Mensalidade: R$ 170/mês (pacote completo)
• Logística: R$ 60 (envio inicial, substituições inclusas)

TCO locação, 24 meses = 24 × 170 + 60 = R$ 4.140

Leitura: com operação estável por 24 meses, comprar tende a ser mais barato no custo direto — se você tiver estrutura para suporte, estoque de backup e aceitar riscos de perda/obsolescência.

Se sua equipe é enxuta, cada chamada técnica vira gargalo; nesse caso, alugar tablet pode custar mais na etiqueta, mas poupar tempo e risco.

Como usar esses modelos: ajuste os números da sua realidade (preço, mensalidade, perdas, horas de TI).

Rode cenários “pessimistas” (mais quebras) e “otimistas” (menos trocas). Decida com base no custo total + risco + tempo.

Riscos, compliance e MDM: não é só preço

Preço baixo sem governança pode sair caro.

Perdas, danos e troca rápida

• Em campo e em eventos, quebras
• Na compra, a reposição é por sua conta e logística.
• Na locação, o contrato define SLA de troca e cobertura

Cheque no contrato:

• Cobertura de dano acidental, furto, perda.
• Prazos de troca e limites por lote.
• Estoque de contingência.

LGPD e dados nos dispositivos

O tablet carrega dados pessoais (cadastros, fotos, contratos). Tenha:

• MDM para bloqueio, limpeza remota e políticas de senha.
• Perfis por uso (evento, campo, treinamento) com apps permitidos.
• Checklist de devolução com wipe e conferência.

Ponto crítico: em alugar tablet, confirme se o MDM está incluído, quem opera (fornecedor vs. TI interna) e como são os logs de auditoria.

Operacional: como funciona “alugar tablet” do pedido à devolução

Processo típico (ajuste com o fornecedor escolhido):

1. Briefing de uso: quantidade, prazos, regiões, apps, acessórios, conectividade.
2. Proposta: modelos, mensalidade, logística, MDM, cobertura de danos, SLA.
3. Contrato & onboarding: termos, KPIs, contatos de suporte, playbook de troca.
4. Imagem e configuração: apps, restrições, wallpapers, tags de inventário.
5. Entrega e checklists: conferência de série, acessórios, guia de boas práticas.
6. Suporte em operação: troca rápida, tickets, monitoramento de MDM.
7. Devolução: wipe, checklist de integridade, relatório de ocorrências.

Escopo do contrato: o que precisa constar

• Modelos e versões de SO suportadas
• Itens inclusos (capas, películas, carregadores, caneta)
• MDM (nome da solução, políticas, quem opera)
• SLA de atendimento e de troca
• Logística (prazos SP, outras capitais/interior)
• Relatórios (inventário, incidentes, uso)

SLA e suporte: números que importam

• Tempo de primeira resposta (ex.: 1–2 h em horário comercial)
• Prazo de substituição (ex.: SP capital em até 6 h, demais regiões em 24–48 h)
• Canais (e-mail, WhatsApp, telefone) e janela de atendimento
• Estoques de contingência por cidade/região

Sinais de que é melhor alugar tablet

• Você tem picos de demanda (feirões, eventos, campanhas de curto prazo).
• Equipes espalhadas pelo país e logística é um gargalo.
• TI está no limite e precisa terceirizar MDM e troca rápida.
• O projeto exige padronização e entrega “pronto para uso” em poucos dias.
• Risco de perda/dano é alto e você quer cobertura contratual.

Sinais de que é melhor comprar

• Uso contínuo por 24–36 meses com equipe estável.
• Você já tem MDM interno, estoque de backup e logística resolvida.
• O time de TI consegue absorver configuração, reparo e trocas.
• O custo direto precisa ser o menor possível e o risco está sob controle.

Como montar um bom RFP de locação (e comparar propostas)

Envie um pedido claro para acelerar orçamento comparável (maçã com maçã):

Escopo e prazos

• Quantidade por cidade/estado, datas de início/fim, janelas de pico.
• Modelos mínimos (memória, tela, câmera), conectividade (Wi-Fi/4G/5G).

Configuração

• Lista de apps, restrições, necessidade de “golden image”.
• Acessórios (capas reforçadas, película, base de mesa, caneta).

Suporte & MDM

• Quem opera o MDM, políticas (bloqueio, wipe, geofence), relatórios.
• SLA de troca por região, canais de suporte, horários.

Riscos

• Estoque de contingência, logística reversa.

Métricas e governança

• KPIs de atendimento, inventário, incidentes.
• Formato de relatório (semanal/mensal).

Compare propostas olhando:

• Custo total por mês e por projeto (incluindo logística).
• Pacote de serviços (MDM, troca) e prazos.
• Disponibilidade de estoque nos períodos críticos.
• Condições de encerramento (multas, prorrogações, upgrades).

FAQ — dúvidas frequentes sobre “alugar tablet”

É possível alugar tablet com chip/dados móveis incluídos?
Sim. Muitos contratos já preveem o tablet com linha corporativa ativa (4G/5G), com políticas de uso e franquia. Vale pedir relatório por device e bloqueios de apps que consomem dados.

Posso instalar apps próprios e integrar com meu MDM?
Pode. Combine no onboarding: o fornecedor pode subir sua imagem e integrar ao seu MDM ou operar o MDM por você. O importante é definir papéis (quem cria políticas, quem responde por wipes e inventário).

E se um tablet quebrar no meio do evento?
Aí entra o SLA de troca. Em contratos bem desenhados, você aciona o suporte e recebe reposição rápida (na capital, muitas vezes em horas). Garanta que isso está escrito com prazos e limites.

Como fica a segurança de dados (LGPD)?
Peça MDM com bloqueio, localização e limpeza remota. Na devolução, exija wipe documentado. Restrinja apps, use senhas fortes e, quando possível, autenticação por SSO.

Para um projeto de 2–3 meses, faz sentido comprar e revender depois?
Funciona em alguns casos, mas carrega risco de revenda (preço, tempo) e de suporte durante o projeto. Para janela curta, alugar tablet costuma ser mais simples e previsível no caixa e no operacional.

A decisão não é só preço — é risco, tempo e timing

No papel, a compra tende a ganhar em operação longa e estável. Na vida real, projetos acelerados, times espalhados e demandas que explodem em poucos dias pedem alugar tablet com SLA, MDM e logística que não travam a operação.

Faça a conta do TCO, some o custo do seu tempo (e do seu time) e escolha o que deixa sua operação leve e previsível. Tablet é meio, não fim — o fim é o projeto rodando liso.