Grandes quantidades exigem mais do que escolher um tablet

Contratar cinco equipamentos para uma reunião é diferente de preparar dezenas ou centenas de dispositivos para uma operação distribuída.

No aluguel de tablets em grande quantidade, cada decisão afeta o trabalho de muitas pessoas. Um aplicativo que não foi testado, uma capa inadequada ou a falta de carregadores pode gerar o mesmo problema em todo o lote.

O planejamento precisa considerar não apenas os aparelhos, mas também:

• usuários;
• locais de utilização;
• aplicativos;
• acesso à internet;
• acessórios;
• configuração;
• distribuição;
• recarga;
• aparelhos de contingência;
• suporte técnico;
• recolhimento ao final do projeto.

Quando esses elementos são definidos com antecedência, os tablets podem chegar padronizados e prontos para trabalhar. Quando não são, a equipe perde tempo resolvendo falhas que poderiam ter sido evitadas.

Como planejar o aluguel de tablets em grande quantidade?

O aluguel de tablets em grande quantidade exige planejamento de modelos, aplicativos, conectividade, acessórios, recarga, distribuição e suporte. Antes da contratação, a empresa deve mapear quantos usuários serão atendidos, onde os equipamentos serão utilizados e como acontecerão entrega, troca e devolução.

Quando uma empresa precisa de muitos tablets?

A demanda pode surgir em projetos permanentes ou temporários. Os casos mais frequentes incluem:

• eventos e congressos;
• credenciamento de participantes;
• treinamentos corporativos;
• pesquisas de campo;
• ações de trade marketing;
• equipes comerciais;
• inventários;
• atendimento no varejo;
• operações logísticas;
• testes e avaliações;
• coleta de assinaturas;
• implantação de novos sistemas;
• projetos com profissionais temporários.

Em algumas situações, todos os equipamentos são usados no mesmo local. Em outras, os tablets precisam ser enviados para cidades, filiais ou equipes diferentes.

Essa distinção muda a logística, o suporte e a quantidade de equipamentos de reserva necessária.

Para entender a estrutura geral da contratação, consulte também o conteúdo sobre aluguel de tablets para empresas.

Comece pelo desenho da operação

Antes de pedir uma proposta, descreva como os tablets serão utilizados.

Não é necessário produzir um documento complexo. Um resumo com as principais informações já ajuda o fornecedor a recomendar modelos e serviços compatíveis.

Responda às seguintes perguntas:

1. Quantos profissionais utilizarão os tablets?
2. Todos trabalharão ao mesmo tempo?
3. Haverá compartilhamento entre turnos?
4. Em quais cidades os aparelhos serão usados?
5. Qual será o período da operação?
6. Quais aplicativos precisam ser instalados?
7. Os tablets dependerão de internet móvel?
8. A operação acontecerá em ambientes internos ou externos?
9. Os equipamentos precisarão de capas, suportes ou teclados?
10. Como ocorrerão entrega, suporte e devolução?

Essas respostas formam a base do projeto de locação de tablets em grande quantidade.

Calcule a quantidade pelo uso simultâneo

Um erro comum é usar apenas o número total de colaboradores para calcular a quantidade de tablets.

Imagine uma operação com 120 profissionais divididos em três turnos, com 40 pessoas trabalhando simultaneamente. Se os aparelhos puderem ser compartilhados e houver tempo para recarga, conferência e troca entre os turnos, talvez não seja necessário contratar 120 unidades.

Por outro lado, o compartilhamento nem sempre é viável. Cada usuário pode precisar manter uma sessão própria, utilizar o aparelho em locais diferentes ou permanecer responsável pelo tablet durante todo o projeto.

Considere:

• quantidade de usuários simultâneos;
• possibilidade de compartilhamento;
• intervalo entre turnos;
• tempo disponível para recarga;
• necessidade de uso individual;
• deslocamento entre locais;
• prazo de preparação entre grupos.

Também é prudente prever equipamentos de contingência. O percentual ideal depende da criticidade, da localização e do prazo de reposição previsto no contrato.

Uma operação centralizada em São Paulo pode ter uma reposição diferente de um projeto distribuído por municípios distantes. Por isso, a reserva deve ser calculada conforme o risco real.

Escolha os equipamentos pelo trabalho realizado

Não existe um único tablet ideal para todas as empresas.

Em uma pesquisa simples, o projeto pode exigir tela confortável, conexão estável e bateria suficiente para a jornada. Em uma apresentação comercial, qualidade visual e desempenho podem ter peso maior.

Já uma operação externa pode demandar:

• boa autonomia de bateria;
• tela visível em diferentes condições;
• conexão móvel;
• câmera para registros;
• GPS;
• capa reforçada;
• facilidade de transporte;
• sistema compatível com os aplicativos.

Antes do aluguel, teste o aplicativo no mesmo sistema operacional e, de preferência, no mesmo modelo que será utilizado no lote.

O teste deve simular a atividade real. Abrir o aplicativo uma vez não é suficiente. É importante verificar login, sincronização, câmera, envio de arquivos, consumo de dados e comportamento após várias horas de uso.

A página de aluguel de tablet apresenta informações sobre a solução e os equipamentos oferecidos pelo vertical.

Padronize o lote antes da distribuição

No aluguel de tablets em grande quantidade, a padronização reduz erros e facilita o suporte.

Sempre que possível, os dispositivos devem ter:

• o mesmo modelo ou perfil técnico;
• a mesma versão de sistema;
• os mesmos aplicativos;
• configurações equivalentes;
• acessórios padronizados;
• uma identificação individual;
• políticas de acesso compatíveis com a função.

A configuração pode incluir instalação de aplicativos, criação de atalhos, atualização do sistema, ativação da conectividade e aplicação de restrições.

A empresa também precisa definir se o usuário poderá instalar outros aplicativos, alterar configurações ou acessar serviços fora da atividade corporativa.

Dependendo do projeto, uma solução de gerenciamento de dispositivos móveis pode ajudar a distribuir aplicativos, aplicar políticas e realizar ações remotamente. O NIST recomenda considerar gerenciamento e segurança durante todo o ciclo de vida dos dispositivos móveis, da preparação ao descarte ou à reutilização.

Crie uma identificação simples para cada kit

Cada tablet deve estar associado a um código interno. O mesmo código pode ser aplicado à capa, ao carregador e à embalagem de transporte.

O objetivo não é colocar informações sensíveis no aparelho, mas facilitar a conferência.

Uma estrutura simples pode registrar:

• código do kit;
• modelo;
• número de série;
• IMEI, quando houver;
• chip ou linha vinculada;
• acessórios incluídos;
• usuário ou equipe responsável;
• local de uso;
• data da entrega;
• situação do equipamento.

Com isso, a empresa sabe quem recebeu cada kit e quais itens precisam retornar.

Evite depender apenas de listas impressas ou mensagens em grupos. O controle deve ser centralizado e atualizado durante toda a operação.

Planeje aplicativos, contas e acessos

A configuração das contas precisa ser definida antes da entrega.

Alguns projetos utilizam uma conta por usuário. Outros trabalham com perfis compartilhados, contas temporárias ou autenticação integrada ao sistema da empresa.

Avalie:

• como o usuário fará login;
• quem criará as contas;
• como as senhas serão entregues;
• quais permissões serão liberadas;
• o que fazer quando alguém sair do projeto;
• como recuperar um acesso bloqueado;
• quais dados permanecerão armazenados;
• como remover as informações no final.

Se o tablet for compartilhado entre turnos, o processo de encerramento de sessão deve ser simples e seguro. O próximo usuário não pode acessar os dados do turno anterior.

Esse fluxo deve ser testado antes da implantação em grande escala.

Verifique a conectividade em cada local

Se os aplicativos dependem de internet, não basta confirmar que o tablet possui Wi-Fi ou chip. É necessário verificar como a conexão funcionará onde o equipamento será utilizado.

Em um evento, a rede Wi-Fi pode ficar congestionada nos horários de maior movimento. Em uma operação de campo, a cobertura móvel pode variar entre bairros, cidades e ambientes internos.

Antes do projeto:

• identifique os locais de uso;
• verifique a cobertura das operadoras;
• estime o consumo de dados;
• teste os aplicativos na rede disponível;
• defina uma alternativa para falhas de conexão;
• verifique se o aplicativo funciona parcialmente offline;
• planeje a sincronização posterior dos dados.

A Anatel disponibiliza dados e referências sobre cobertura móvel. Entretanto, os próprios dados são estimativas e podem não representar exatamente o sinal dentro de cada edifício. Por isso, operações críticas devem realizar testes no local.

Para projetos que dependem de mobilidade, também é possível relacionar o lote a uma solução de internet móvel ou aluguel de modem 4G, conforme a estrutura necessária.

Monte um plano de recarga

A recarga costuma ser subestimada, especialmente quando muitos tablets são utilizados ao mesmo tempo.

Não basta enviar um carregador por aparelho. É preciso saber onde os dispositivos serão conectados, quanto tempo haverá entre turnos e quem ficará responsável pelo processo.

O planejamento deve considerar:

• duração estimada da jornada;
• autonomia necessária;
• quantidade de tomadas disponíveis;
• réguas e extensões adequadas;
• carregadores compatíveis;
• local seguro para recarga;
• intervalo entre os turnos;
• organização dos cabos;
• conferência antes da distribuição.

Em eventos ou operações móveis, pode ser necessário criar uma estação de recarga. Ela deve ficar em local controlado, com os equipamentos identificados e sem cabos bloqueando áreas de circulação.

Também é importante evitar improvisos com carregadores sem procedência ou incompatíveis com os aparelhos.

Organize a entrega por lotes

Quando os tablets serão enviados para vários locais, dividir a operação em lotes facilita o controle.

Cada lote pode ser associado a:

• cidade;
• filial;
• evento;
• equipe;
• turno;
• gestor responsável;
• data de entrega;
• data de devolução.

As caixas devem ser preparadas de forma que o responsável consiga conferir rapidamente o conteúdo.

Um kit pode conter:

• tablet;
• capa;
• carregador;
• cabo;
• chip ativado, quando contratado;
• suporte ou teclado, se necessário;
• orientação rápida de uso;
• canal de atendimento.

Antes do envio, registre a condição física e teste os equipamentos. Na chegada, o responsável local deve confirmar o recebimento e comunicar divergências.

Defina suporte e reposição antes do início

Quanto maior a quantidade, maior a chance de surgir algum incidente ao longo do uso. Isso não significa que o projeto terá muitos problemas, mas que o suporte precisa estar preparado para atender a escala.

Defina:

• canal para abertura de chamados;
• horário de atendimento;
• responsáveis de cada lado;
• procedimento para defeitos;
• prazo de resposta;
• condições de substituição;
• estoque de contingência;
• processo para perda ou roubo;
• atendimento em outras cidades;
• custos não incluídos no contrato.

Os usuários também precisam saber diferenciar problemas do aparelho, do aplicativo e da conexão. Essa triagem evita que o chamado seja direcionado para a equipe errada.

O artigo sobre locação de tablets com suporte técnico explica por que esse ponto deve ser analisado antes da contratação.

Prepare a devolução desde o começo

A logística de retorno não deve ser decidida apenas no último dia.

Na contratação, estabeleça:

• data de encerramento;
• locais de coleta;
• responsáveis pela conferência;
• embalagens utilizadas;
• relação de acessórios;
• tratamento de itens faltantes;
• limpeza dos dados;
• cancelamento das linhas;
• comprovante de devolução.

Se os tablets estiverem distribuídos entre várias equipes, reserve tempo para centralizá-los antes da coleta.

Também é importante conferir se os usuários encerraram as sessões e se nenhum dado corporativo permaneceu nos dispositivos.

Checklist para solicitar uma proposta

Antes de entrar em contato, reúna estas informações:

• Quantidade de tablets.
• Quantidade de usuários simultâneos.
• Período da locação.
• Cidades e endereços de uso.
• Datas de entrega e devolução.
• Aplicativos necessários.
• Sistema operacional exigido.
• Necessidade de chip ou internet.
• Acessórios necessários.
• Perfil de configuração.
• Quantidade de equipamentos de contingência.
• Necessidade de suporte no local.
• Responsáveis pelo recebimento.
• Forma de distribuição entre os usuários.
• Plano de recarga.

Quanto mais claro estiver o projeto, mais precisa será a recomendação técnica e comercial.

Escala funciona quando os detalhes estão organizados

O aluguel de tablets em grande quantidade permite equipar projetos, eventos e equipes sem realizar uma compra definitiva para uma demanda que pode variar.

O ganho, porém, não está apenas na quantidade disponível. Ele depende da combinação entre aparelho, configuração, conectividade, acessórios, logística e suporte.

Quando cada lote chega identificado, testado e pronto para uso, a distribuição se torna mais rápida e a equipe consegue começar o trabalho com menos improvisos.

Se sua empresa precisa contratar tablets em escala, fale com a Uniir pelo site Aluguel de Tablets. Informe a quantidade, o período, os locais de utilização e os aplicativos da operação para receber uma proposta compatível com o projeto.

Perguntas frequentes sobre aluguel de tablets em grande quantidade

Existe quantidade mínima para alugar tablets?

A quantidade mínima depende das condições comerciais do fornecedor e do tipo de projeto. A empresa deve informar quantos equipamentos precisa, por quanto tempo e em quais locais serão utilizados.

Os tablets podem ser entregues configurados?

Sim, conforme o escopo contratado. Os aparelhos podem receber aplicativos, atualizações, atalhos, contas e políticas antes da entrega. Todas as configurações precisam ser definidas e testadas previamente.

É possível alugar tablets com chip e internet?

Sim. A locação pode incluir tablets compatíveis com conexão móvel, chips e planos de dados. A disponibilidade e a cobertura devem ser verificadas para os locais da operação.

Quantos tablets de reserva devem ser contratados?

Não existe um percentual único. A quantidade depende da criticidade do projeto, do número de aparelhos, da distância entre os locais e do prazo de substituição previsto no contrato.

Como controlar muitos tablets durante um evento?

Cada aparelho deve possuir identificação e ser associado a um usuário, equipe, balcão ou turno. Entrega, devolução, acessórios e ocorrências precisam ser registrados em um controle centralizado.

Como carregar muitos tablets ao mesmo tempo?

A empresa deve verificar tomadas, carregadores, cabos, tempo disponível e local de recarga. Operações maiores podem precisar de estações organizadas para carregar e conferir vários equipamentos entre os turnos.

O aluguel inclui suporte e troca de aparelhos?

Isso depende do contrato. Antes de contratar, confirme canais de atendimento, horários, prazo de resposta, condições de substituição e atendimento fora da cidade de origem.

Os tablets podem ser enviados para cidades diferentes?

Sim, conforme a cobertura logística do fornecedor. É importante informar todos os endereços, responsáveis, prazos e quantidades destinadas a cada local.

O que acontece com os dados depois da devolução?

O procedimento deve estar definido no contrato e na política interna da empresa. Contas precisam ser desconectadas, acessos revogados e dados corporativos removidos antes da reutilização dos aparelhos.